 |
|||
|
| ||
| |||
KLACHT
Op 29 september 1998 ontving de Nationale ombudsman een verzoek-
schrift van de heer R.C. Essers te Nijmegen, met een klacht over
een gedraging van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
ordening en Milieubeheer.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de
Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu-
beheer, werd een onderzoek ingesteld.
Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht
als volgt geformuleerd:
Verzoeker klaagt erover dat het Ministerie van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer tot op het moment dat hij
een klacht indiende bij de Nationale ombudsman (28 september
1998) niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klachtbrief van
9 november 1997, ondanks een rappel zijnerzijds van 1 juli 1998,
en tevens niet heeft gereageerd op zijn brief van 27 november
1997.
ONDERZOEK
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Volkshuis-
vesting, Ruimtelijke ordening en milieubeheer verzocht op de klacht
te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de
klacht betrekking hebben.
Tevens werd de Minister een aantal specifieke vragen gesteld.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen
gestuurd aan betrokkenen. De Minister deelde mee zich met de inhoud
van het verslag te kunnen verenigen. De reactie van verzoeker gaf
geen aanleiding het verslag op een enkel punt aan te vullen.
BEVINDINGEN
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. Feiten
1. De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening
en Milieubeheer (hierna: de Staatssecretaris) berichtte verzoeker
bij brief van 6 november 1997, in reactie op een brief van ver-
zoeker van 29 augustus 1997, onder meer het volgende:
"De reden van dit vertraagde antwoord is overigens gelegen in het
feit dat uw brief uitsluitend als faxbericht is ontvangen en dat
dit niet, zoals gebruikelijk (daarna) gevolgd werd door een
originele brief (met originele handtekening) per post. Bovendien
bleek uit uw faxbericht niet dat er van een originele brief geen
sprake zou zijn. Daardoor is de registratie en behandeling ervan
opgehouden, vooral ook omdat de in het (moeilijk leesbare) fax-
bericht vermelde bijlage ontbrak. Het ontbreken van die bijlage
was voor mij tevens aanleiding te veronderstellen dat een origi-
nele brief kon worden verwacht."
2. In reactie op bovengenoemde brief deelde verzoeker de Staats-
secretaris bij brief van 9 november 1997 onder meer het volgende
mee:
"De afhandeling van mijn faxbericht d.d. 29 augustus 1997 (...)
is van dien aard, dat ik mij genoodzaakt zie om bij dezen
hierover een formele klacht bij u in te dienen. Uit de reactie
van 6 november 1997 (...) blijkt, dat verzuimd is adequaat te
reageren op het binnengekomen faxbericht; ook op de toonzetting
van het antwoord valt hier en daar wat aan te merken.
Het is mijns inziens een misvatting dat ieder faxbericht zoals
gebruikelijk (daarna), gevolgd wordt door een originele brief
(met originele handtekening) per post. Dit is geen rechtvaardi-
ging voor het niet reageren op een verzoek om informatie. De Wet
openbaarheid van bestuur stelt geen eisen aan de wijze waarop het
verzoek gedaan moet worden.
In de adressering van het faxbericht stond geen postadres vermeld
(alleen een faxnummer).
Hieruit had opgemaakt kunnen worden, dat er van een originele
brief geen sprake zou zijn.
Dat het faxbericht moeilijk leesbaar was en de vermelde bijlage
(1) ontbrak, duidt op het falen van de techniek bij PTT Telecom
of bij uw ministerie. De verzending op 29-08-1997 19:39:21 ging
hier zonder foutmelding gepaard.
Ik acht het niet juist dat er na de ontvangst van een moeilijk
leesbaar faxbericht waarvan bovendien kennelijk een pagina
ontbreekt, geen contact met de afzender opgenomen wordt."
3. Op 27 november 1997 zond verzoeker het Ministerie van Volks-
huisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer een fax, waarin
hij een vraag stelde over de verhouding tussen de minimaal rede-
lijke huurprijs en de huurprijs van zijn woning.
4. Het Ministerie zond verzoeker op 3 december 1997 een ontvangst-
bevestiging van zijn fax van 27 november 1997 en gaf aan dat hij zo
spoedig mogelijk een antwoord daarop zou ontvangen.
5. op 1 juli 1998 wendde verzoeker zich opnieuw tot de Staatssecre-
taris en rappelleerde inzake zijn klacht van 7 november 1997 en
zijn brief van 27 november 1997.
6. Nadat verzoeker op 28 september 1998 een klacht had ingediend
bij de Nationale ombudsman, beantwoordde de Staatssecretaris van
verzoekers faxberichten van 9 november 1997 en 1 juli 1998 alsnog
bij brief van 24 december 1998. In deze brief stond onder meer het
volgende vermeld:
"Met uw brief van 9 november 1997 heeft u bij mij een formele
klacht ingediend over de afhandeling van uw faxbericht van
29 augustus 1997. Uw klacht gaat in het bijzonder over de
redengeving van het feit dat uw faxbericht van 29 augustus 1997
in eerste instantie niet werd beantwoord, welke ik u in mijn
brief van 6 november 1997 heb gegeven.
Onder verwijzing naar die brief van 6 november 1997 (...) deel ik
u mede dat ik aan het daarin verwoorde weinig heb toe te voegen.
Ik heb daarmee aangegeven hoe er met uw faxbericht is omgegaan
hetgeen volledig in overeenstemming is met de wijze waarop door
de directie Reken- en Administratiecentrum van mijn ministerie in
het algemeen met faxberichten wordt omgegaan.
Volledigheidshalve merk ik nog op dat de Wet openbaarheid van
bestuur op geen enkele wijze van toepassing is (geweest) bij het
beantwoorden van uw correspondentie. U bedoelt waarschijnlijk de
Algemene wet bestuursrecht als u het heeft over de termijn waar-
binnen op uw verzoek om informatie is beslist. Uw oordeel dat uit
het feit dat in de adressering van uw faxbericht geen postadres
stond vermeld - maar alleen een faxnummer -, kon worden opgemaakt
dat er van een originele brief daarna geen sprake zou zijn, deel
ik niet omdat de praktijk bij herhaling heeft uitgewezen dat in
een vergelijkbaar geval een faxbericht wél door een originele
brief wordt gevolgd. Laatstgenoemd gegeven is dus tevens de reden
geweest dat er met u geen contact is opgenomen vanwege het
moeilijk leesbare bericht dat bovendien incompleet was, zoals ik
u reeds in mijn brief van 6 november 1997 heb aangegeven.
Het bovenstaande is overigens ook tussen u en de heer K., ambte-
naar van mijn ministerie, na afloop van de zitting van de Arron-
dissementsrechtbank Arnhem op 26 november 1997, onderwerp van
gesprek geweest. In dat gesprek heeft u bovendien aangegeven dat
uw eigenlijke beweegreden van uw reactie van 9 november 1997 was
om het faxbeleid van mijn ministerie principieel aan de orde te
stellen ('te onderzoeken', naar u vertelde), zoals u dat ook bij
een ander departement heeft gedaan. Uw door middel van het
betreffende faxbericht gestelde vragen waren immers alle beant-
woord en die antwoorden waren, voor zover van toepassing, in de
betreffende procedure bij de Rechtbank te Arnhem aan de orde
geweest.
Volledigheidshalve deel ik u mede dat ik niet eerder op uw
bovengenoemde brieven heb gereageerd omdat deze abusievelijk in
een van uw andere dossiers terecht waren gekomen."
7. Vervolgens beantwoordde de Staatssecretaris bij brief van
5 februari 1999 alsnog verzoekers faxbericht van 27 november 1997.
In de brief van de Staatssecretaris was als reden voor het niet
eerder reageren op verzoekers faxbericht van 27 november 1997
aangegeven dat de Staatssecretaris enige discussie over de minimale
huurprijzen in de periode 1986 tot 1997 niet meer zinvol achtte
daar de hoogte van de minimaal redelijke huurprijs van de woning
van verzoeker hoogst waarschijnlijk geen rol (meer) zou spelen in
het kader van de financiële afwikkeling met de woningvereniging K.
B. Standpunt verzoeker
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klacht-
samenvatting onder KLACHT.
C. Standpunt Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en
Milieubeheer
1. In reactie op de klacht bracht de Minister het volgende naar
voren:
"... Navraag bij de verschillende onderdelen van mijn ministerie
heeft mij geleerd dat de verwerking en beantwoording van faxbe-
richten plaatsvindt conform de normen zoals die zijn opgetekend
in het in opdracht van u uitgebrachte boekje met de titel
"Correspondentiewijzer". Binnengekomen faxberichten krijgen even
als andere correspondentie een registratienummer hetwelk een
uniek nummer is, waardoor binnen het ministerie deze berichten
zijn te traceren. Aan deze vorm van registratie hangt automatisch
plaats van behandeling en behandelaar.
Over de klacht door (verzoeker; N.o.) aangedragen, welke aanlei-
ding gaf tot het stellen van de vragen betreffende de gedragingen
van het Directoraat-Generaal van de Volkshuisvesting/Reken- en
Administratiecentrum/Uitvoering Volkshuisvestingsregelingen/
Cluster Overige Regelingen kan ik u het volgende melden. Binnen
de directie RAC wordt in de beschrijving van de administratieve
organisatie vastgelegd dat faxberichten dienen te worden afge-
handeld als zijnde normale correspondentie, zodanig dat mede-
werkers kunnen kennis nemen hoe te handelen in deze.
Tot slot verwijs ik u naar hetgeen vermeld is in het Statuut
(Documentaire) Informatievoorziening inrichting van het archief-
beheer bij het ministerie van VROM, (...). Zie hoofdstuk 1.4
Algemeen begrippenkader, onder de kopjes Archiefbescheiden en
Documenten..."
2. In de door de Minister genoemde "Correspondentiewijzer voor de
overheid; normen van de Nationale ombudsman" (Wim Daniëls; Sdu
Uitgevers) staat onder het kopje "Wanneer wel (inhoudelijk)
reageren?" onder meer het volgende vermeld:
"Ook correspondentie die per fax of modem binnenkomt, kan vragen
om een inhoudelijke reactie."
3. In het door de Minister genoemde "Statuut (Documentaire) Infor-
matievoorziening inrichting van het archiefbeheer bij het minis-
terie van VROM" (uitgave van de directie Informatiemanagement en
organisatie- december 1998) staat onder meer het volgende:
"Algemeen begrippenkader
In dit statuut wordt verstaan onder:
o Archiefbescheiden:
Bescheiden die, ongeacht hun vorm, door het ministerie van
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer en de
daaronder ressorterende diensten en instellingen zijn opgemaakt
of ontvangen en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
o Documenten
Documenten zijn archiefbescheiden indien zij een directe
relatie hebben,met de aan het ministerie van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke ordening en Milieubeheer opgedragen taken dan wel
van direct belang zijn voor de interne bedrijfsvoering van het
ministerie."
BEOORDELING
1. Verzoeker klaagt erover dat het Ministerie van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer tot op het moment dat hij een
klacht indiende bij de Nationale ombudsman (28 september 1998) niet
inhoudelijk had gereageerd op zijn klachtbrief van 9 november 1997,
ondanks een rappel mijnerzijds van 1 juli 1998, en eveneens niet
had gereageerd op zijn brief van 27 november 1997.
2. Nadat verzoeker een klacht had ingediend bij de Nationale
ombudsman, beantwoordde de Staatssecretaris van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer de brieven van 9 en
27 november 1997 alsnog, op respectievelijk 24 december 1998 en
5 februari 1999.
Op verzoekers brief van 9 november 1997 en het rappel van 1 juli
1998 had de Staatssecretaris niet eerder gereageerd, omdat deze
abusievelijk in een verkeerd dossier terecht waren gekomen. Dat is
niet juist.
Op zijn brief van 27 november 1997 was niet eerder gereageerd,
omdat dat door de Staatssecretaris niet zinvol werd geacht. Wat
hier ook van zij, de Staatssecretaris had verzoeker dan in ieder
geval moeten laten weten dat en waarom zijn brief niet inhoudelijk
zou worden beantwoord.
Uit een oogpunt van zowel voortvarendheid van handelen, administra-
tieve nauwkeurigheid als actieve informatieverstrekking is het
Ministerie tekort geschoten.
De onderzochte gedraging is dan ook niet behoorlijk.
3. Voorts wordt nog het volgende opgemerkt. Verzoeker klaagde er in
zijn brief van 9 november 1997 over dat op zijn faxbericht van
29 augustus 1997 niet was geantwoord, omdat zijn faxbericht niet
was gevolgd door een originele brief. Dat is niet correct, zoals
ook volgt uit de reactie van de Minister van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer op de klacht. Een faxbericht
dient op dezelfde wijze te worden geregistreerd en afgewikkeld als
een brief per post. Dat de Staatssecretaris in eerste instantie in
reactie op de klacht, op 24 december 1998, niet aangaf dat de
afhandeling van het faxbericht van 29 augustus 1997 onjuist is
geweest, is dan ook niet correct.
CONCLUSIE
De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en milieubeheer, die wordt
aangemerkt als een gedraging van de Minister van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke ordening en Milieubeheer, is gegrond.
De Nationale ombudsman,
w.g. mr. dr. M. Oosting
98.06017
| |||
R A P P 0 R T